Thủ tục đăng ký khai sinh lại như thế nào là nội dung mà bạn nên tìm hiểu để việc đăng ký khai sinh lại đạt kết quả tốt nhất.
Trong thực tiễn, trường hợp đăng ký lại khai sinh không nhiều. Chủ yếu đó là trường hợp công dân được đăng ký khai sinh ở những giai đoạn trước đây, khi pháp luật về hộ tịch chưa hoàn thiện, đồng thời việc quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ hộ tịch còn nhiều bất cập.
Vậy nếu phải đăng ký lại khai sinh thì thực hiện thủ tục này như thế nào?
Trong nội dung bài viết này, Anzlaw sẽ cùng bạn tìm hiểu và làm rõ những nội dung của thủ tục đăng ký lại khai sinh.
Để giúp các bạn dễ hình dung và nắm bắt đầy đủ các vấn đề có liên quan, Anzlaw sẽ cùng bạn làm rõ những nội dung sau:
– Điều kiện đăng ký lại Giấy khai sinh;
– Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh;
– Hồ sơ đăng ký lại khai sinh;
– Thủ tục đăng ký lại khai sinh;
– Cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh.
1. Điều kiện đăng ký lại giấy khai sinh
Cơ sở pháp lý: Điều 24, Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về điều kiện đăng ký lại khai sinh.
Theo đó, việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện khi có những điều kiện sau:
– Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
– Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.
– Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
2.Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh
Cơ sơ pháp lý: Điều 25, Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về đăng ký lại khai sinh.
Theo đó, Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh.
3. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh
Cơ sở pháp lý: Điều 26, Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về hồ sơ đăng ký lại khai sinh.
Theo đó, hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm có:
– Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
– Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;
– Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ nêu trên phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm:
– Họ, chữ đệm, tên;
– Giới tính;
– Ngày, tháng, năm sinh;
– Dân tộc;
– Quốc tịch;
– Quê quán;
– Quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
4. Thủ tục đăng ký lại khai sinh
Cơ sở pháp lý: Điều 26, Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
a) Trường hợp đăng ký lại khai sinh tại UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây
- Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký lại khai sinh
Người dân đủ điều kiện đăng ký lại khai sinh nộp hồ sơ quy định tại Mục 1.3 về cơ quan có thẩm quyền quy định tại Mục 1.2.
- Bước 2: Tiếp nhận và trả kết quả
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 16, Luật Hộ tịch 2014.
Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 14, Luật Hộ tịch 2014 vào Sổ hộ tịch; cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.
Công chức tư pháp – hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.
b) Trường hợp đăng ký lại khai sinh tại UBND không phải nơi đã đăng ký khai sinh trước đây
- Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký lại khai sinh
Người dân đủ điều kiện đăng ký lại khai sinh nộp hồ sơ quy định tại Mục 1.3 về cơ quan có thẩm quyền quy định tại Mục 1.2.
- Bước 2: Đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh
Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
- Bước 3: UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây trả lời việc lưu giữ sổ hộ tịch
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
- Bước 4: UBND nơi đăng ký lại trả kết quả
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định tại Khoản 2 Điều 16, Luật Hộ tịch 2014.
Lưu ý:
– Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh;
Phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.
– Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó.
Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên;
Riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản (3) của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tại Mục 1.3.
5. Cấp lại bản sao trích lục Giấy khai sinh
Ngoài nội dung liên quan tới đăng ký lại khai sinh, các bạn nên tìm hiểu thêm nội dung cấp lại bản so trích lục Giấy khai sinh.
Theo đó, các trường hợp làm mất Giấy khai sinh gốc nhưng cơ quan đăng ký hộ tịch còn lưu giữ hồ sơ hộ tịch về việc đăng ký khai sinh thì không đăng ký lại khai sinh mà thực hiện yêu cầu cấp lại bản sao trích lục Giấy khai sinh.
a) Ai có quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh?
Cơ sở pháp lý: Điều 16, Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc.
Theo đó, người có yêu cầu cấp lại bản sao trích lục Giấy khai sinh gồm:
– Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
– Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
(Trường hợp người đó chết: Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính)
b) Thủ tục cấp bản sao trích lục từ sổ gốc
Cơ sở pháp lý: Điều 17, Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Theo đó, quy trình như sau:
- Bước 1: Xuất trình giấy CMND hoặc Hộ chiếu
Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người đại diện hoặc người thừa kế, có quan hệ trong trường hợp người được yêu cầu đã chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.
- Bước 2: Cấp bản sao trích lục
Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
Lưu ý: Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ (1) và 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
c) Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc
Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo Điều 7, Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
Theo đó, thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ;
Trừ trường hợp quy định tại Điều 21, 33 và Điều 37, Nghị định 123/2015/NĐ-CP..
Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.
Trên đây là toàn bộ nội dung của thủ tục đăng ký lại khai sinh và những vấn đề cần lưu ý.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, bạn đường ngại liên hệ với hotline của Anzlaw qua số 0988 619 259 để được giải đáp.
Tin rằng, với bề dầy hơn chục năm trong lĩnh vực hộ tịch, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn đăng ký lại khai sinh đạt kết quả tốt nhất.
