Giải đáp thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự gồm những nội dung gì?
Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là công việc mà gần như bất kỳ ai cũng phải thực hiện để giấy tờ của nước ngoài có thể sử dụng tại Việt Nam và ngược lại, giấy tờ của Việt Nam được sử dung hợp pháp tại nước ngoài, trừ trường hợp được miễn theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Tuy chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục cực kỳ quan tọng nhưng trong thực tiễn không nhiều bạn biết về thủ tục này. Đa số các bạn mang giấy tờ từ nước ngoài về Việt Nam sử dụng hoặc mang giấy tờ của Việt Nam sang nước ngoài sử dụng mới phát sinh vấn đề và mới biết tới thủ tục này.
Trong thực tiễn, đây cũng là thủ tục còn nhiều phức tạp, khó khăn cho người tự thực hiện. Hơn chục năm kinh nghiệm hỗ trợ các thủ tục có yếu tố nước ngoài thì chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự là nội dung đề nghị tư vấn mà công ty chúng tôi khá thường xuyên nhận được. Ví dụ như trường hợp dưới đây:
1. Đề nghị giải đáp thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự
“Xin chào ANZLAW!
Tôi là công dân Việt Nam, có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông do cơ quan tại Việt Nam cấp. Nay tôi muốn mang bằng tốt nghiệp này sang Trung Quốc sử dụng. Tôi đã tìm hiểu thông tin và biết bằng tốt nghiệp trung học phổ thông của tôi cần phải chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự mới có thể sử dụng tại Trung Quốc.
Tôi không biết chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Và phải làm tại đâu? Nhờ ANZLAW giải đáp thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự giúp tôi.
Chân thành cảm ơn.”
2. Giải đáp thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự
Trước tiên, Anzlaw xin chân thành cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi đề nghị tư vấn giải đáp thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự về cho chúng tôi.
Với đề nghị tư vấn, giải đáp của bạn, chúng tôi xin trả lời như sau:
Điều 2, Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự đang có giá trị hiệu lực thi hành có định nghĩa về chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự như sau:
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
2. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Như vậy, chứng nhận lãnh sự được hiểu là một thủ tục hành chính do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện để chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để những giấy tờ, tài liệu đó đủ điều kiện sử dụng tại nước ngoài.
Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện để chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Như vậy, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông của bạn muốn sử dụng tại Trung Quốc thì phải được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh người kí bằng tốt nghiệp của bạn đúng là người có chức danh, chữ ký và con dấu đã đăng kí với cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
Sau khi bằng tốt nghiệp trung học phổ thông của bạn đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận lãnh sự thì bạn phải mang tới cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự của Trung Quốc tại Việt Nam để xin hợp pháp hóa lãnh sự bằng tốt nghiệp trung học phổ thông để sử dụng tại Trung Quốc. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa sẽ tuân thủ theo quy định của pháp luật Trung Quốc.
2.1. Thủ tục chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền Việt Nam
Thủ tục chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam được quy định tại Điều 11, Điều 13, Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Chi tiết như sau:
“Điều 11. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
1. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
3. Việc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên cơ sở:
a) Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc
b) Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.
4. Việc chứng nhận lãnh sự theo quy định tại khoản 3 Điều này áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức sau đây lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận:
a) Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương;
b) Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
c) Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;
d) Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.
5. Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
6. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.
…
Điều 13. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
1. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận theo quy định tạiĐiều 11 hoặc Điều 12 Nghị định này,kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.
2. Cơ quan đại diện thực hiện chứng nhận lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam thông báo.
3. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.
4. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan đại diện có văn bản đề nghị Bộ Ngoại giao xác minh. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện. Ngay sau khi nhận được trả lời, Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.”
Tới đây, bạn đã được giải đáp về thủ tục chứng nhận lãnh sự. Một trong những nội dung của giải đáp thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.
2.2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 14, Điều 15, Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Chi tiết như sau:
“Điều 14. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.
2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
3. Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.
4. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.
5. Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định tại điểm d khoản 1 Điều này chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.
Điều 15. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.
2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.
3. Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.
4. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.
5. Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.”
Tới đây, bạn đã được giải đáp về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Một trong những nội dung của giải đáp thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Kết luận giải đáp thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự
Trên đây, dựa trên quy định của pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn thì chúng tôi đã giải đáp thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự cho bạn.
Theo nhận xét và đánh giá của nhiều bạn thì thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là một trong những thủ tục hành chính tương đối phức tạp. Nếu không am hiểu thì có thể bạn sẽ không thể hoàn tất được thủ tục này.
Ngoài ra, nhiều bạn sẽ băn khoăn không biết phải chứng nhận lãnh sự trên bản sao, bản chính, bản dịch giấy tờ. Bởi lẽ, pháp luật của mỗi quốc gia sẽ có những quy định riêng về chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự.
Trong quá trình thực hiện thủ tục này nếu gặp bất kỳ vướng mắc nào cần giải đáp, bạn vui lòng liên hệ Anzlaw để được tư vấn miễn phí. Tin rằng, với hơn chục năm kinh nghiệm, kết hợp mối quan hệ tốt đẹp với cơ quan có thẩm quyền, Anzlaw sẽ giúp đỡ được bạn.
Trân trọng cảm ơn bạn đã ghé thăm!
Xem thêm: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
