Thủ tục xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện như thế nào?
Hầu hết các bạn đều biết rằng, để có thể đăng ký kết hôn thì Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là giấy tờ không thể thiếu. Dù đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú trong nước hay với người nước ngoài hoặc người Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì đây là giấy tờ không thể thiếu trong hồ sơ đăng ký kết hôn.
Với công dân chỉ thường trú tại một địa phương thì việc xin cấp giấy tờ này không quá khó khăn. Tuy nhiên, nếu đã từng cư trú tại nhiều địa phương hoặc đã từng ra nước ngoài sinh sống, làm việc thì việc xin được giấy tờ này lại không hề đơn giản.
Trong nội dung bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định của pháp luật hiện hành.
1. Thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Chúng tôi chia thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thành 03 nội dung, bao gồm:
- Xác định cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
- Chuẩn bị giấy tờ cần thiết;
- Thực hiện thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
1.1. Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Câu hỏi mà nhiều bạn quan tâm khi tìm hiểu về thủ tục xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đó là xin giấy tờ này ở đâu.
a) Trường hợp cư trú trong nước
Điều 21, Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về nội dung này như sau:
“Điều 21. Thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
1. Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi thường trú của công dân Việt Nam thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Trường hợp công dân Việt Nam không có nơi thường trú, nhưng có đăng ký tạm trú theo quy định của pháp luật về cư trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó đăng ký tạm trú cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
2. Quy định tại Khoản 1 Điều này cũng được áp dụng để cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân nước ngoài và người không quốc tịch cư trú tại Việt Nam, nếu có yêu cầu.
…”
Như vậy, UBND cấp xã nơi thường trú của công dân sẽ là cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trường hợp không có nơi thường trú nhưng có đăng ký tạm trú thì UBND cấp xã nơi tạm trú của công dân sẽ có thẩm quyền này.
b) Trường hợp cư trú tại nước ngoài
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 19, Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP thì cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú tại nước ngoài như sau:
“Điều 19. Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
1. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam để sử dụng vào Mục đích kết hôn hoặc Mục đích khác
…”
Như vậy, trong trường hợp người Việt Nam cư trú tại nước ngoài thì cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự, nơi công dân Việt Nam cư trú.
Ví dụ: Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán/Lãnh sự quán của Việt Nam tại Nhật Bản.
Tới đây, bạn đã xác định được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để chuẩn bị cho việc thực hiện thủ tục cấp xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
1.2. Giấy tờ cần chuẩn bị – Thủ tục xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
a) Trường hợp cư trú trong nước
Cũng theo Nghị định 123/NĐ-CP thì công dân sẽ phải chuẩn bị các giấy tờ sau để xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Điều 22. Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
1. Người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nộp Tờ khai theo mẫu quy định. Trường hợp yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nhằm mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình.
2. Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ hoặc chồng nhưng đã ly hôn hoặc người vợ hoặc chồng đã chết thì phải xuất trình hoặc nộp giấy tờ hợp lệ để chứng minh; nếu thuộc trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều 37 của Nghị định này thì nộp bản sao trích lục hộ tịch tương ứng.
Ngoài ra, Khoản 1, Điều 12, Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn thi hành Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP, có quy định thêm về hồ sơ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân như sau:
Điều 12. Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện theo quy định tại Điều 21, Điều 22, Điều 23 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:
1. Trường hợp người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, thì người yêu cầu phải trình bày rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản trao đổi với nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để xác minh. Trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư này.
Như vậy, hồ sơ đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân sẽ gồm có:
– Căn cước công dân hoặc hộ chiếu bản sao kèm bản chính để đối chiếu;
– Tờ khai đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo mẫu mới nhất;
– Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đó;
– Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú tại địa phương trước đó;
– Giấy tờ ly hôn/trích lục khai tử/trích lục ghi chú ly hôn nếu ly hôn tại nước ngoài, áp dụng trong trường hợp đã từng kết hôn;
– Văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân (nếu có);
– Bản dịch giấy tờ tùy thân của người nước ngoài (có thể một số địa phương yêu cầu).
b) Trường hợp cư trú tại nước ngoài
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 19, Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP nêu trên thì hồ sơ như sau:
“Điều 19. Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
…
2. Người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải nộp các giấy tờ sau:
a) Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (theo mẫu quy định);
b) Trường hợp người yêu cầu đã có vợ hoặc đã có chồng nhưng đã ly hôn thì phải nộp bản sao giấy tờ ly hôn đã có hiệu lực pháp luật; trường hợp người chồng hoặc người vợ đã chết thì phải nộp bản sao Giấy chứng tử hoặc giấy tờ chứng minh người đó đã chết.
Nếu thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 17 của Thông tư này thì phải nộp bản sao trích lục ghi chú ly hôn.
c) Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì phải nộp thêm:
– Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó thường trú trước khi xuất cảnh cấp, nếu trước khi xuất cảnh công dân Việt Nam đã đủ tuổi kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam; trường hợp trước khi xuất cảnh công dân Việt Nam đã đăng ký kết hôn, nhưng sau khi ra nước ngoài đã ly hôn hoặc người vợ, chồng kia đã chết thì thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 2 của Điều này.
– Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam đã cư trú trước đây cấp nếu công dân Việt Nam đã từng cư trú ở nhiều nơi khác nhau. Trường hợp không thể xin được xác nhận tình trạng hôn nhân tại các nơi cư trú trước đây thì phải nộp văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cư trú ở các nơi đó và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã cam đoan.”
Như vậy, bạn đã hoàn tất hồ sơ để thực hiện thủ tục cấp xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
1.3. Thực hiện thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Công dân có nhu cầu xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân sẽ cầm theo hồ sơ gồm những giấy tờ nêu trên, có mặt tại UBND cấp xã nơi thường trú hoặc cơ quan đại diện Việt Nam tại khu vực lãnh sự đang cư trú.
Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu quy định của pháp luật về quy trình thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại từng cơ quan.
a) Trường hợp cư trú trong nước
Quy trình thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được quy định tại Khoản 3, 4, 5, 6, Điều 22, Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Cụ thế như sau:
“Điều 22. Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
…
3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu. Nếu người yêu cầu có đủ điều kiện, việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là phù hợp quy định pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký cấp 01 bản Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người có yêu cầu. Nội dung Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi đúng tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu và mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
4. Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau, người đó có trách nhiệm chứng minh về tình trạng hôn nhân của mình. Trường hợp người đó không chứng minh được thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó đã từng đăng ký thường trú tiến hành kiểm tra, xác minh về tình trạng hôn nhân của người đó.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân cấp xã được yêu cầu tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân cấp xã yêu cầu về tình trạng hôn nhân của người đó trong thời gian thường trú tại địa phương.
5. Ngay trong ngày nhận được văn bản trả lời, nếu thấy đủ cơ sở, Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu theo quy định tại Khoản 3 Điều này.
6. Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác hoặc do Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã hết thời hạn sử dụng theo quy định tại Điều 23 của Nghị định này, thì phải nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đó.”
Tới đây, bạn đã biết quy trình thực hiện thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thực hiện tại UBND cấp xã, nơi người Việt cư trú trong nước.
b) Trường hợp cư trú tại nước ngoài
Quy trình thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong trường hợp cư trú tại nước ngoài được thực hiện theo quy định tại Khoản 4, 5, Điều 19, Thông tư liên tịch 02/TTLT-BNG-BTP. Cụ thể như sau:
“Điều 19. Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
…
4. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ lãnh sự căn cứ Sổ hộ tịch và hồ sơ lưu tại Cơ quan đại diện, kiểm tra tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu, nếu thấy đủ Điều kiện và yêu cầu cấp xác nhận tình trạng hôn nhân phù hợp quy định pháp luật thì ghi thông tin vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cấp 01 bản Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu.
Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào Mục đích khác, không phải để kết hôn thì số lượng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp theo đề nghị của người yêu cầu.
5. Việc ghi nội dung Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 25 Thông tư số 15/2015/TT-BTP.
Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, Cơ quan đại diện xác nhận tình trạng hôn nhân của người yêu cầu cho đến thời Điểm cấp giấy.
Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn tại Việt Nam hoặc để sử dụng vào Mục đích khác, căn cứ vào tình trạng hồ sơ, yêu cầu của đương sự, Cơ quan đại diện thực hiện cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho đến thời Điểm cấp giấy hoặc trong Khoảng thời gian nhất định.”
Tới đây, bạn đã biết quy trình thực hiện thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thực hiện tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nơi người Việt cư trú tại nước ngoài.
c) Thực tiễn quy trình thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Quy trình nêu trên là quy trình thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân áp dụng cho cả cơ quan có thẩm quyền và người đề nghị.
Trong khi đó, dưới góc độ của người đề nghị thì có thể các bạn không cần quan tâm tới công việc mà cơ quan có thẩm quyền sẽ phải làm mà chỉ cần quan tâm tới những việc người đề nghị sẽ phải làm.
Theo đó, người đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân sẽ thực hiện quy trình thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo 02 bước sau:
- Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Tại cơ quan này, công dân sẽ nộp hồ sơ cho công chức tư pháp-hộ tịch.
Sau khi kiểm tra giấy tờ tùy thân của công dân, tờ khai xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, công chức tư pháp-hộ tịch sẽ tiếp nhận hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân.
Trường hợp công dân đã thường trú tại nhiều địa phương hoặc đã từng cư trú ở nước ngoài thì sẽ phải chứng minh về tình trạng hôn nhân cho thời gian đó. Trường hợp không chứng minh được thì UBND cấp xã nơi tiếp nhận hồ sơ sẽ xác minh. Thời hạn xác minh tối đa không quá 20 ngày, kể từ ngày gửi văn bản.
Kết thúc thời hạn xác minh mà không có kết quả thì công dân có thể làm văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân và cơ quan có thẩm quyền tiếp tục giải quyết cho công dân.
- Bước 2: Nhận kết quả Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Tới lịch trả kết quả, người đề nghị có mặt để nhận Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Tới đây, bạn đã hoàn tất thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
2. Làm gì để thực hiện thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đạt kết quả tốt nhất
Như vậy, dựa trện quy định của pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn thì chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bao gồm:
- Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
- Hồ sơ cần chuẩn bị;
- Quy trình thực hiện thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Theo kinh nghiệm thực tiễn thì thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không phải thủ tục quá khó để thực hiện. Thế nhưng, nếu rơi vào trường hợp đã từng cư trú tại nhiều địa phương hoặc đã từng cư trú ở nước ngoài hoặc đã từng xin cấp giấy tờ này cho mục đích kết hôn mà không nộp lại được giấy đó thì việc xin cấp giấy tờ này lại trở lên khó khăn hơn. Bởi lẽ, cac bạn phải chứng minh tình trạng hôn nhân của mình.
Thực tế, không ít trường hợp các bạn không thể chứng minh được tình trạng hôn nhân và không xin được giấy tờ độc thân để kết hôn.
Làm gì để thực hiện thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đạt kết quả tốt nhất?
Để thực hiện thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đạt kết quả tốt nhất, các bạn cần làm tốt những việc sau:
– Tìm hiểu và xác định đúng cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
– Chuẩn bị đúng, đủ giấy tờ cần thiết;
– Thực hiện thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy trình;
– Tham khảo sự hướng dẫn từ những bạn đã xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
– Ủy quyền cho đơn vị uy tín thực hiện thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, nếu không am hiểu và không có nhiều thời gian đi lại.
Rất mong được đồng hành và hỗ trợ bạn thực hiện thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Có thể bạn muốn xem thêm: Xin giấy xác nhận độc thân tại nơi tạm trú
