Hồ sơ đề nghị chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự là một trong những nội dung được nhiều bạn quan tâm khi chuẩn bị thực hiện thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy theo bạn, sẽ phải chuẩn bị hồ sơ gồm những loại giấy tờ gì?
Giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp chỉ có giá trị sử dụng trong nước hoặc ở một số nước có quan hệ ngoại giao được luật pháp quy định. Để giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp được sử dụng tại nước ngoài hoặc giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam thì giấy tờ phải được chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự. Do đó, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là bước đặc biệt quan trọng, không thể thiếu sót trong các thủ tục hành chính có yếu tố nước ngoài.
Nắm bắt được tầm quan trọng của chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, Anzlaw sẽ hướng dẫn các bạn về các loại giấy tờ trong bộ hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Tư vấn hồ sơ đề nghị chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự
Nội dung dưới đây, Anzlaw sẽ nêu ra hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự và hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn.
Hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự
Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. Ví dụ: Ông Nguyễn VĂn D – Chủ tịch UBND xã A, tỉnh B cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho bà C để kết hôn tại Trung Quốc thì cơ quan có thẩm quyền lãnh sự của Việt Nam phải xác nhận chữ ký của ông Nguyễn Văn D là Chủ tịch và con dấu của UBND xã A là đúng.
Theo quy định của pháp luật và thông lệ áp dụng thì để chứng nhận giấy tờ, tài liệu của Việt Nam với mong muốn sử dụng ở nước ngoài, cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu mới nhất;
- Bản chính giấy tờ tùy thân (ví dụ: Chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp, bản chụp các giấy tờ tùy thân trên đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Lưu ý: các giấy tờ này không cần phải chứng thực;
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;
- Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;
- Phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận đối với trường hợp hồ sơ nộp qua đường bưu điện.
Các giấy tờ trên chỉ là các giấy tờ cơ bản của phần lớn các trường hợp đề nghị chứng nhận lãnh sự. Đối với một số trường hợp đặc biệt, cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính các giấy tờ, tài liệu có liên quan.
Hồ sơ đề nghị Hợp pháp hóa lãnh sự
Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Ví dụ: Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam cấp giấy độc thân cho gnười Hàn Quốc để kết hôn tại Việt Nam thì cơ quan có thẩm quyền lãnh sự của Việt Nam phải xác nhận chữ ký, chức danh, con dấu của Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam là đúng.
Để giấy tờ nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự, bắt buộc các giấy tờ này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận.
Giấy tờ cần chuẩn bị
Hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam gồm:
- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu;
- Bản chính giấy tờ tùy thân (ví dụ: chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện cần nộp bản chụp các giấy tờ đó. Lưu ý: các giấy tờ này không cần chứng thực;
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự;
- Bản dịch giấy tờ, tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch thuật không cần chứng thực, tuy nhiên người dịch phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch;
- Bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu;
- Phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
Thông thường, bộ hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm các giấy tờ trên. Tuy nhiên, đối với một số trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan để xem xét.
Các trường hợp miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
Khi thực hiện chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự thì một nội dung quan trọng bạn cần quan tâm đó là miễn chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự. Bởi lẽ, trong một số trường hợp khi bạn thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự thì cơ quan có thẩm quyền lãnh sự từ chối với lý do thuộc trường hợp được miễn chứng nhận lãnh sự.
Làm sao để biết được giấy tờ có thuộc trường hợp được miễn chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự?
Để kiểm tra xem giấy tờ có thuộc trường hợp được miễn chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự hay không thì bạn cần truy cập vào website của Cục lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam và tìm kiếm danh sách các giấy tờ được miễn chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự mới nhất. Trường hợp nếu giấy tờ được miễn chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự thì bạn có thể sử dụng trực tiếp giấy tờ đó đúng với mục đích mà không cần mất thời gian, công sức và tiền bạc để chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.
Một số trường hợp được miễn chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự điển hình như:
1. Giấy tờ hộ tịch của Nhật Bản dùng để ghi chú kết hôn tại Việt Nam.
2. Giấy tờ do cơ quan lãnh sự của Trung Quốc tại Việt Nam cấp.
Nhận xét về hồ sơ đề nghị chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự
Như vậy, Anzlaw đã giải đáp xong hồ sơ đề nghị chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự.
Kinh nghiệm cho thấy, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục tương đối phức tạp. Người thực hiện sẽ phải chuẩn bị khá nhiều loại giấy tờ và nhiều khâu quy trình mới có thể hoàn tất việc nộp hồ sơ. Đồng thời, thời gian xử lý thường kéo dài và rất có thể phải xác minh hồ sơ thêm 1 tháng. Trong trường hợp cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ để sử dụng tại nước ngoài thì đây cũng là một trong những bước tương đối phức tạp vì bạn không am hiểu pháp luật của quốc gia đó. Ngoài ra, mỗi trường hợp cần chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự lại có những yêu cầu riêng về hồ sơ, tùy mục đích sử dụng như: để du học, kết hôn….
Do đó, tốt nhất bạn nên tìm tới đơn vị dịch vụ để được hỗ trợ. Để hạn chế những rủi ro do không am hiểu thì bạn có thể tìm tới đơn vị uy tín để được trợ giúp.
Cảm ơn bạn đã tin tưởng và lựa chọn Anzlaw làm đơn vị hỗ trợ bạn thực hiện chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.
Xem thêm: Thủ tục kết hôn với người nước ngoài
Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
