Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện như thế nào?
Có một thực tế là, dù liên tục được cải cách nhưng thủ tục hành chính của Việt Nam vẫn còn rất phức tạp. Sự phức tạp thể hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau. Có thể do phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ. Cũng có thể do thời gian giải quyết kéo dài hoặc thậm chí có thể do thái độ không chuẩn mực của cán bộ, công chức…
Và nếu đó là thủ tục có yếu tố nước ngoài thì lại còn phức tạp hơn nữa. Bởi lẽ, giấy tờ của nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Đây là thủ tục mà rất ít bạn biết tới. Phần lớn các bạn lầm tưởng rằng, cứ mang giấy tờ của nước ngoài vào Việt Nam là có thể sử dụng. Và bạn sẽ thử hình dung điều gì sẽ xẩy ra nếu người nước ngoài mang giấy tờ vào Việt Nam nhưng lại không sử dụng được, đồng thời phải quay trở về quốc gia của họ để hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ.
1. Tại sao lại phải hợp pháp hóa lãnh sự?
Bất kỳ quốc gia nào cũng có chủ quyền lãnh thổ và hệ thống chính trị riêng. Và tất nhiên, để bảo vệ nó, cơ quan quản lý nhà nước của quốc gia đó phải thực hiện nhiều biện pháp. Trong đó, kiểm soát giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để ngăn chặn những tài liệu có nội dung vi phạm pháp luật của quốc gia đó là một biện pháp cực kỳ quan trọng.
Khi đặt ra vấn đề kiểm soát tức là một thủ tục hành chính sẽ phải ra đời. Và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được ban hành ở hầu hết các quốc gia. Thủ tục này sẽ xác thực chữ ký, con dấu và chức danh trong giấy tờ của nước ngoài là thật. Đồng thời, cũng cần kiểm tra xem nội dung của giấy tờ có vi phạm pháp luật của quốc gia mà giấy tờ đó sẽ sử dụng hay không.
Ngoài mục đích để bảo vệ an toàn chủ quyền và chế độ chính trị thì thủ tục này cũng giúp cơ quan quản lý nhà nước loại bỏ những tài liệu, giấy tờ không hợp pháp. Qua đó, gián tiếp ngăn chặn những hậu quả xấu xẩy ra nếu tài liệu, giấy tờ đó được sử dụng.
1.1. Ngoại lệ của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Trong một số trường hợp nhất định, giấy tờ có thể không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự mà có thể được mặc nhiên công nhận và sử dụng tại một quốc gia. Điều này được gọi là miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Một số trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự như: Theo Điều ước quốc tế mà quốc gia đó là thành viên; theo nguyên tắc có đi có lại; theo sự thống nhất của cơ quan đại diện ngoại giao hai nước trong những trường hợp khẩn cấp…
Trong trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ sẽ đương nhiên được sử dụng mà không cần phải thực hiện bất kỳ thủ tục nào khác.
2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Như đã nói ở trên, đây là một trong những thủ tục được đánh giá là khá phức tạp. Và nếu không am hiểu, rất dễ người xin hợp pháp hóa lãnh sự rơi vào trường hợp phải xác minh với thời gian xác minh có thể kéo dài cả tháng.
Nội dung dưới đây, Anzlaw xin trích dẫn đề nghị tư vấn của một khách hàng về thủ tục này. Cách diễn giải này hi vọng sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt được thủ tục này hơn.
2.1. Đề nghị tư vấn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
“Chào Anzlaw!
Em và bạn trai người Trung Quốc đang chuẩn bị giấy tờ để kết hôn. Tụi em chưa đủ tuổi kết hôn ở Trung Quốc nên sẽ đăng ký kết hôn tại Việt Nam. Bạn trai em đã chuẩn bị giấy độc thân mang về Việt Nam.
Tuy nhiên, khi đi đăng ký, cán bộ nói là giấy tờ của bạn trai em phải hợp pháp hóa lãnh sự. Tụi em đang không biết phải làm thế nào.
Mong anh/chị tư vấn giúp tụi em phải làm thế nào để kết hôn. Cảm ơn!“
2.2. Anzlaw giải đáp về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Anzlaw xin chào bạn!
Trước hết, xin cảm ơn bạn rất nhiều khi đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn về cho Anzlaw.
Với đề nghị của bạn, Anzlaw xin đưa ra ý kiến tư vấn như sau:
Cơ quan có thẩm quyền từ chối đăng ký kết hôn cho bạn và bạn trai với lý do giấy tờ của người Trung Quốc chưa hợp pháp hóa lãnh sự là hoàn toàn chính xác.
Bởi lẽ, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam không biết được chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ của bạn trai bạn có đúng hay không. Chính vì vậy, giấy tờ này sẽ phải được cơ quan có thẩm quyền của cả Việt Nam và Trung Quốc xác thực những nội dung đó trước thì mới được cơ quan đăng ký hộ tịch tại địa phương của bạn chấp nhận và sử dụng giấy tờ đó cho mục đích đăng ký kết hôn.
Nếu vẫn muốn kết hôn tại Việt Nam thì chắc chắn bạn trai bạn sẽ phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ độc thân và các giấy tờ đi kèm khác.
Thủ tục này được thực hiện theo nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ, chi tiết như sau:
2.2.1. Giấy tờ cần chuẩn bị
Người Trung sẽ cần có những giấy tờ sau:
- Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ;
- Giấy tờ tùy thân do cơ quan của Trung Quốc cấp;
- Giấy tờ cư trú tại Trung Quốc;
- Hộ chiếu;
- Giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự;
- Bản dịch công chứng giấy tờ;
- Bản sao giấy tờ;
- Giấy tờ chứng minh cho mục đích sử dụng giấy tờ tại Việt Nam.
2.2.2. Trình tự thực hiện
Sau khi có đầy đủ giấy tờ nói trên, người Trung có mặt tại cơ quan có thẩm quyền để xin chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.
Đây là một trong những bước khá quan trọng. Nếu thực hiện không đúng trình tự, thêm vào đó lại chuẩn bị giấy tờ không chính xác, thiếu sự đồng nhất thì rất dễ rơi vào trường hợp phải xác minh. Thời gian xác minh đôi khi kéo dài cả tháng sẽ khiến người xin hợp pháp hóa giấy tờ cảm thấy vô cùng khó chịu.
Thời hạn giải quyết việc chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự tại mỗi quốc gia có thể có sự khác biệt. Tại Trung Quốc, kết quả sẽ được trả sau khoảng 1 tuần.
3. Cách nào để hợp pháp hóa lãnh sự đạt kết quả tốt nhất
Trên đây, Anzlaw đã hướng dẫn bạn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Đây là trường hợp hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Trung Quốc. Trong thực tế, hợp pháp hóa giấy tờ của các quốc gia khác cũng tương tự. Một số quốc gia có sự khác biệt chút ít nhưng về cơ bản vẫn thực hiện theo đúng cách thức ở trên.
Và cứ nói tới thủ tục hành chính là nhiều bạn đã cảm thấy chản nản, đồng thời tìm cách nào đó để có thể thực hiện đạt kết quả tốt nhất, thậm chí không cần phải tự thực hiện. Nếu vậy, cách tốt nhất chỉ có thể là tìm tới đơn vị uy tín để được hỗ trợ. Cách làm này cũng rất hay khi sẽ tránh được rủi ro phải xác minh giấy tờ.
Rất mong được đồng hành và hỗ trợ bạn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ!
Xem thêm: Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ
