Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản gồm những loại giấy tờ gì?
Nhật Bản là một trong những quốc gia có nguồn vốn đầu tư vào Việt Nam lớn, các công ty có vốn đầu tư Nhật Bản tại Việt Nam cũng như các công ty Việt Nam có quan hệ hợp tác với phía Nhật Bản hiện nay là khá lớn. Nhu cầu đến Nhật Bản với mục đích thương mại, tham dự hội nghị, hội thảo hay đào tạo ngắn hạn cũng lớn. Vậy muốn xin visa với mục đích này cần chuẩn bị những giấy tờ nào để có thể đến Nhật Bản công tác một cách thuận lợi?
1. Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản
1.1. Vài nét về visa công tác Nhật Bản
Visa công tác Nhật Bản là visa ngắn hạn được cấp cho người Việt Nam sang Nhật Bản với mục đích hoạt động thương mại (liên hệ công tác, đàm phán, ký kết hợp đồng, dịch vụ hậu mãi, quảng cáo, điều tra thị trường) hoặc tham dự hội nghị, hội thảo, đào tạo ngắn hạn.
Visa công tác Nhật Bản có thời hạn trong vòng 90 ngày, kể từ ngày được cấp và cho phép người có tên trong visa thời hạn lưu trú tại Nhật Bản là 15 ngày.
1.2. Hồ sơ xin cấp visa công tác Nhật Bản
a) Tài liệu người xin visa chuẩn bị
– 01 Tờ khai xin cấp visa du lịch Nhật Bản (Theo mẫu).
Mẫu đơn chỉ có thể điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật;
– Bản gốc hộ chiếu còn thời hạn (Hộ chiếu phổ thông đọc bằng máy theo tiêu chuẩn ICAO hoặc hộ chiếu điện tử IC);
– 01 ảnh chân dung kích thước 45mm x 45mm chụp trong thời hạn 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ;
– Giấy chứng nhận đang làm việc
– Tài liệu chứng minh khả năng chi trả kinh phí cho chuyến đi
+ Quyết định cử đi công tác của cơ quan cấp
+ Giấy yêu cầu đi công tác
+ Văn bản tương đương
b) Tài liệu phía bên Nhật chuẩn bị
– Một trong những tài liệu nêu rõ các hoạt động ở Nhật như sau:
+ Giấy lý do mời (Theo mẫu):
- Đối với pháp nhân khi làm giấy lý do mời, người đứng tên bảo lãnh phải là người đại diện pháp nhân hoặc có tư cách đại diện cho pháp nhân. Trong giấy lý do mời, phần ghi người mời phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, sau tên phải có dấu đóng. Trường hợp là công ty hay tổ chức, thì phải có dấu đóng của công ty, tổ chức hoặc người có tư cách đại diện pháp nhân.
- Người đại diện công ty, tổ chức bảo lãnh hoặc mời phải nằm trong ban quản trị của công ty, tổ chức và có tên trong danh sách hội đồng quản trị được đăng trên Sổ bộ đăng ký pháp nhân của công ty, tổ chức. Trường hợp là công ty có niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản thì người đại diện bảo lãnh hoặc mời có thể ở cấp quản lý trưởng phòng, trưởng xưởng, trưởng bộ phận của công ty.
- Phần dấu đóng trên giấy tờ bảo lãnh hoặc mời phải là dấu của người đại diện hoặc dấu của công ty, tổ chức. Không chấp nhận dấu cá nhân. Trường hợp công ty, tổ chức không có dấu đóng thì người đại diện có thể ký tên thay thế dấu đóng.
+ Hợp đồng giao dịch giữa hai bên
+ Tư liệu hội nghị
+ Tư liệu về hàng hóa giao dịch
– Lịch trình ở Nhật (Theo mẫu)
- Phải ghi rõ ngày giờ đến Nhật, ngày giờ về, số chuyến bay, sân bay và chương trình hoạt động phải rõ ràng, phải ghi rõ địa chỉ lưu trú (địa chỉ, số điện thoại)
- Chương trình lưu trú phải ghi rõ từng ngày một, tuy nhiên trường hợp các hoạt động liên tục giống nhau thì ở phần ngày tháng năm có thể ghi: từ ngày … tháng … năm ~ đến ngày .. tháng .. năm
- Chương trình lưu trú phải được viết do công ty, tổ chức tiếp nhận phía Nhật Bản.
- Trường hợp đào tạo ngắn hạn, phải ghi rõ chi tiết chương trình đào tạo, nơi đào tạp, người chịu trách nhiệm hướng dẫn, có hay không đào tạo thực tập, có hay không tiền phí trợ cấp đào tạo từ phía công ty tiếp nhận cho người được đào tạo.
- Lưu ý: Lưu trú với mục đích đào tạo ngắn hạn có những điều kiện nhất định – Đối với trường hợp đào tạo thực tập, tùy thuộc vào nội dung thực tập có thể không áp dụng loại visa lưu trú ngắn hạn, do vậy trường hợp này đề nghị liên hệ với Cục hoặc Chi Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản và giải thích rõ nội dung đào tạo để biết có cần phải xin giấy tư cách lưu trú hay không. Đào tạo thực tập là hình thức đào tạo mà công ty tiếp nhận sẽ nhận thực tập sinh vào dây chuyền sản xuất như nhân viên của công ty, trên thực tế vừa sản xuất vừa học nghề; còn ở cửa hàng thì vừa bán hàng vừa học bí quyết buôn bán, làm việc dưới hình thức cung cấp dịch vụ để học kỹ thuật kỹ năng, kiến thức. (Sản phẩm thực tập sinh sản xuất ra (hoặc dịch vụ cung cấp) được đưa ra thị trường mà công ty tiếp nhận có doanh thu.)
* Trường hợp người mời chịu chi trả kinh phí cho chuyến đi, cần xuất trình các tài liệu sau:
– Giấy chứng nhận bảo lãnh (Theo mẫu);
– Bản sao đăng ký pháp nhân hoặc tài liệu giới thiệu khái quát về cơ quan đoàn thể.:
+ Những công ty có thương hiệu chỉ cần xuất trình bản copy báo cáo theo quý (SHIKIHO), không cần xuất trình bản sao đăng ký pháp nhân hoặc tài liệu giới thiệu về cơ quan, đoàn thể.
+ Đối với trường hợp cá nhân mời, xuất trình “Giấy chứng nhận làm việc tại Nhật” thay cho bản sao đăng ký pháp nhân hoặc tài liệu giới thiệu khái quát về cơ quan, đoàn thể.
1.3. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ
– Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam;
– Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Hồ Chí Minh;
Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Tất cả các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ những ngày nghỉ lễ của Sứ Quán) – Buổi sáng : từ 8h30 đến 11h30
Thời gian trả kết quả Visa: Tất cả các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ những ngày nghỉ lễ của Sứ Quán) – Buổi chiều : từ 13h30 đến 16h45
Ngoài ra, người có nhu cầu xin visa công tác còn có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả thông qua các Đại lý được ủy quyền hợp pháp của Sứ quán Nhật Bản. Tất nhiên, bạn sẽ phải mất thêm phí cho các đại lý này và mức phí giữa các Đại lý cũng có sự khác biệt chứ không thống nhất.
1.4. Thời hạn trả kết quả – Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản
Giống như hầu hết thời hạn xin visa khác, visa công tác tại Nhật Bản cũng có thời hạn là 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp cần xác minh thông tin thì thời gian xử lý có thể kéo dài hơn 5 ngày làm việc.
2. Kết luận của Anzlaw về visa công tác Nhật Bản
Không giống như các thủ tục hành chính của Việt Nam, thủ tục hành chính của Nhật Bản thường đơn giản và dễ dàng thực hiện. Do đó, Anzlaw tin rằng chỉ cần bạn đọc kỹ bài viết này là hoàn toàn có thể chuẩn bị đủ giấy tờ, có mặt để nộp hồ sơ và nhận được kết quả mà không gặp khó khăn gì.
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ Anzlaw để được giải đáp.
Trân trọng cảm ơn!
Xem thêm: Hồ sơ xin visa du lịch Nhật Bản
