Giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để dùng tại Việt Nam là nội dung được khá nhiều người quan tâm, tìm hiểu và tìm câu trả lời.
Trong thực tiễn, một vấn đề mà hầu hết các bạn sẽ gặp phải vướng mắc khi thực hiện các thủ tục hành chính hoặc thủ tục tố tụng tại Tòa án đó là giấy tờ của nước ngoài không đương nhiên có giá trị sử dụng tại Việt Nam.
Rất nhiều bạn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và có mặt tại cơ quan có thẩm quyền để nộp hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính hoặc tại Tòa án để nộp đơn khởi kiện nhưng lại bị từ chối. Lý do cơ quan có thẩm quyền từ chối là giấy tờ của nước ngoài không đương nhiên có giá trị sử dụng tại Việt Nam mà cần phải được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Lúc này, các bạn mới đạt ra câu hỏi giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để dùng tại Việt Nam?
Trong nội dung bài viết này, dựa trên quy định của pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn thì chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để dùng tại Việt Nam.
1. Giải đáp giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để sử dụng tại Việt Nam
Để giúp các bạn hiểu rõ và hiểu đúng về giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để dùng tại Việt Nam, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu một số nội dung sau:
- Thực tiễn giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để dùng tại Việt Nam;
- Thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự;
- Kết luận giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để dùng tại Việt Nam.
1.1. Thực tiễn giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để dùng tại Việt Nam
Trong thực tiễn hơn chục năm trong lĩnh vực hỗ trợ thủ tục hành chính, thủ tục tố tụng tại Tòa án của Việt Nam, chúng tôi nhận thấy các bạn thường gặp vướng mắc liên quan tới giấy tờ của nước ngoài.
Theo đó, các bạn chỉ chuẩn bị giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp và nộp cho cơ quan hành chính hoặc Tòa án của Việt Nam. Đương nhiên, trong hầu hết các trường hợp thì cơ quan có thẩm quyền sẽ không tiếp nhận giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, trừ một số trường hợp.
Lý do mà cơ quan có thẩm quyền hoặc Tòa án từ chối tiếp nhận hồ sơ là giấy tờ của nước ngoài cần được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự mới có giá trị sử dụng tại Việt Nam. Tới lúc này, các bạn mới biết tới thủ tục được gọi là chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự.
1.2. Thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự
a) Chứng nhận/hợ pháp hóa lãnh sự là gì?
Điều 2, Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có giải thích thuật ngữ này như sau:
“Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
2. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”
Có lẽ, xuất phát từ mục đích cần kiểm soát, ngăn chặn việc sử dụng giấy tờ của nước ngoài tránh phương hại tới chủ quyền, an ninh, chế độ chính trị, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân nên các quốc gia, vùng lãnh thổ sẽ cần phải kiểm tra tính hợp pháp về mặt hình thức giấy tờ của nước ngoài.
Vì vậy, thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự được ra đời.
Nôm na, thủ tục chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền sẽ xác nhận chữ ký, chức danh, con dấu của cơ quan, tổ chức là đúng.
b) Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự
Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 5, Nghị định 111/2011/NĐ-CP nêu trên, được hướng dẫn bởi Điều 1, Thông tư 01/2012/TT-BNG. Cụ thể như sau:
“Điều 5. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam
1. Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
…
Điều 1. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước
1. Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
2. Trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương) tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả. Danh sách các cơ quan này được thông báo và cập nhật thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn.
Cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền không được ủy quyền lại cho cơ quan khác.
Cán bộ cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền chỉ được tiếp nhận, xử lý hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự sau khi đã được Bộ Ngoại giao tập huấn về nghiệp vụ.”
Như vậy, giấy tờ của nước ngoài muốn được sử dụng tại Việt Nam phải được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận lãnh sự và được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
c) Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 14, Điều 15, Nghị định 111/2011/NĐ-CP nêu trên. Chi tiết như sau:
“Điều 14. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.
2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
3. Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.
4. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.
5. Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định tại điểm d khoản 1 Điều này chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.
Điều 15. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.
Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.
2. Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.
3. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.
4. Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.”
Trong thực tiễn, giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để dùng tại Việt Nam sẽ thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Xác nhận lãnh sự
Giấy tờ của nước ngoài cần được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác nhận lãnh sự. Thông thường, cơ quan xác nhận lãnh sự là Cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ Ngoại giao của quốc gia cấp giấy tờ.
- Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự
Sau khi đã được xác nhận lãnh sự, giấy tờ của nước ngoài sẽ cần mang qua Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự. Cơ quan này thông thường là Cơ quan có chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài theo quy định nêu trên.
Tới đây, bạn đã tìm hiểu xong toàn bộ các nội dung có liên quan tới giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để dùng tại Việt Nam.
2. Kết luận giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để dùng tại Việt Nam
Như vậy, dựa trên quy định của pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn thì chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu một trong những vướng mắc thường gặp khi sử dụng giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam. Đó là, giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để dùng tại Việt Nam.
Chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự để giấy tờ của nước ngoài có thể sử dụng tại Việt Nam là một trong những công việc quan trọng mà các bạn cần lưu ý khi muốn thực hiện thủ tục hành chính hoặc thủ tục tố tụng tại Việt Nam. Tuy nhiên, trong thực tiễn nhiều bạn không biết tới thủ tục này.
Chính vì vậy, nhiều bạn chỉ chuẩn bị giấy tờ rồi mang về Việt Nam sử dụng mà không thực hiện chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự.
Trong khi đó, hầu hết các thủ tục hành chính có yếu tố nước ngoài thì đều có sự phức tạp nhất định. Do đó, nếu không am hiểu thì bạn có thể liên hệ với đơn vị uy tín để được trợ giúp.
Rất mong được đồng hành và hỗ trợ bạn tìm hiểu giấy tờ của nước ngoài cần làm gì để dùng tại Việt Nam, cũng như giúp bạn thực hiện thủ tục hành chính, thủ tục tố tụng tại Tòa án đạt kết quả tốt nhất.
Để được hướng dẫn chi tiết về thủ tục kết hôn, bạn có thể xem thêm: Thủ tục kết hôn với người nước ngoài
