Thủ tục đăng ký khai tử cho người nước ngoài được pháp luật quy định như thế nào là nội dung mà bạn nên tìm hiểu để việc khai tử đúng pháp luật.
Đăng ký khai tử là một trong những thủ tục hành chính để cơ quan có thẩm quyền ghi nhận sự kiện hộ tịch một người đã chết và cấp trích lục khai tử cho người đi đăng ký khai tử. Có Giấy trích lục khai tử rồi, người đi đăng ký khai tử và thân nhân của người chết mới có thể thực hiện các thủ tục lo hậu sự cho người đã chết. Với trường hợp người chết là công dân Việt Nam thì thủ tục khai tử tương đối đơn giản. Thân nhân của người chết chỉ cần chuẩn bị một số giấy tờ cần thiết và tới cơ quan có thẩm quyền là có thể thực hiện được thủ tục khai tử.
Thế nhưng, nếu người chết là người nước ngoài thì thủ tục đăng ký khai tử cho người nước ngoài được thực hiện như thế nào?
Giống như bất kỳ thủ tục hành chính nào cũng vậy, người đi đăng ký khai tử cho người nước ngoài cần thực hiện các công việc sau:
- Xác định trách nhiệm đăng ký khai tử cho người nước ngoài;
- Thời hạn phải đi đăng ký khai tử;
- Xác định cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai tử cho người nước ngoài;
- Chuẩn bị giấy tờ cần thiết;
- Nộp hồ sơ đăng ký khai tử và nhận kết quả.
Xác định trách nhiệm đăng ký khai tử cho người nước ngoài
Điều 33, Luật Hộ tịch 2014 quy định về trách nhiệm đăng ký khai tử như sau:
Điều 33. Thời hạn và trách nhiệm đăng ký khai tử
1. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử.
2. Công chức tư pháp – hộ tịch thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc khai tử cho người chết; trường hợp không xác định được người có trách nhiệm đi khai tử thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký khai tử.
Đối chiếu với quy định nêu trên thì trách nhiệm đăng ký khai tử được xác định như sau:
- Vợ/chồng hoặc cha/mẹ/con hoặc người thân thích của người nước ngoài đã chết;
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, trong trường hợp người chết không có người thân thích. Ví dụ: Bạn bè, công ty nơi người chết làm việc…;
- Công chức tư pháp – hộ tịch, trong trường hợp không xác định được người có trách nhiệm đăng ký khai tử.
Thời hạn phải đăng ký khai tử
Quy định 15 ngày nêu trên chỉ áp dụng thời hạn trong trường hợp khai tử tại UBND cấp xã và áp dụng cho trường hợp khai tử không có yếu tố nước ngoài.
Đối với việc khai tử cho người nước ngoài thì pháp luật không có quy định về thời hạn phải đăng ký khai tử. Tuy nhiên, cơ quan quản lý nhà nước về hộ tịch khuyến khích người có trách nhiệm khai tử sớm thực hiện việc đăng ký khai tử cho người nước ngoài. Trong thực tiễn, các trường hợp người nước ngoài chết tại Việt Nam cần thực hiện sớm nhất thủ tục khai tử để còn thực hiện các thủ tục hồi hương thi thể hoặc tro cốt của người nước ngoài về nước.
Xác định cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai tử cho người nước ngoài
Điều 51, Luật Hộ tịch 2014 quy định về cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai tử cho người nước ngoài như sau:
Điều 51. Thẩm quyền đăng ký khai tử
1. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử cho người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam.
2. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết theo quy định tại khoản 1 Điều này thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.
Như vậy, cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai tử cho người nước ngoài được xác định như sau:
- Trường hợp xác định được nơi cư trú cuối cùng của người nước ngoài thì cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai tử là UBND cấp huyện, nơi người nước ngoài cư trú cuối cùng;
- Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người nước ngoài thì cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai tử là UBND cấp huyện nơi người nước ngoài chết hoặc nơi phát hiện thi thể người nước ngoài.
Lưu ý: Kể từ ngày 1/7/2025, việc khai tử cho người nước ngoài được thực hiện tại UBND cấp xã, do kết thúc hoạt động của UBND cấp huyện.
Chuẩn bị giấy tờ khi đăng ký khai tử cho người nước ngoài
Thông thường, giấy tờ cần chuẩn bị khi đăng ký khai tử cho người nước ngoài sẽ bao gồm:
- Giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký khai tử. Nếu người đi đăng ký khai tử là người Việt thì cung cấp Căn cước công dân hoặc căn cước hoặc chứng minh thư hoặc hộ chiếu.
- Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người chết. Người người đi đăng ký khai tử là vợ chồng của người chết thì cung cấp Giấy chứng nhận kết hôn. Trường hợp người đi đăng ký khai sinh là cha mẹ hoặc con của người chết thì cung cấp Giấy khai sinh.
- Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay thế giấy báo tử
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người nước ngoài đã chết. Đây là Giấy xác nhận cư trú do cơ quan công an xác nhận về việc đăng ký tạm trú cho người nước ngoài.
- Hộ chiếu của người nước ngoài đã chết. Hộ chiếu cần được dịch thuật sang tiếng Việt, có công chứng/chứng thực bản dịch theo quy định của pháp luật về công chứng.
- Văn bản ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền, áp dụng cho trường hợp ủy quyền đăng ký khai tử.
- Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu mới nhất, được ban hành kèm theo Thông tư 04/2024/TT-BTP (tải tờ khai đăng ký khai tử tại đây).
Nộp hồ sơ đăng ký khai tử cho người nước ngoài và nhận kết quả
Sau khi đã chuẩn bị đúng, đủ giấy tờ cần thiết và xác định được cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai tử, người đi đăng ký khai tử sẽ thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Có mặt tại cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai tử
- Bước 2: Xuất trình giấy tờ tùy thân và nộp hồ sơ đăng ký khai tử
Tại cơ quan này, người đi đăng ký khai tử sẽ xuất trình giấy tờ tùy thân và nộp hồ sơ đăng ký khai tử cho người nước ngoài. Nếu hồ sơ có sai sót, người đi đăng ký khai tử cần hoàn thiện lại hồ sơ. Trường hợp mọi giấy tờ đã đúng và đủ thì cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết đăng ký khai tử cho người nước ngoài.
- Bước 3: Nhận kết quả đăng ký khai tử
Kết quả thủ tục đăng ký khai tử là Giấy trích lục khai tử. Giấy tờ này sẽ được cơ quan có thẩm quyền cấp ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ hoặc sang ngày hôm sau nếu nhận hồ sơ sau 15h và không kịp giải quyết. Tuy nhiên, cũng có trường hợp cơ quan có thẩm quyền phải xác minh. Thời hạn xác minh không quá 03 ngày làm việc.
Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn các bạn thực hiện thủ tục khai tử cho người nước ngoài theo đúng quy định của pháp luật. Thông thường, thủ tục này được thực hiện đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu rơi vào trường hợp người nước ngoài không có người thân thích hoặc không am hiểu thủ tục hành chính thì việc thực hiện đôi khi gặp chút khó khăn.
Trong trường hợp không am hiểu, bạn có thể ủy quyền cho đơn vị uy tín để được trợ giúp thực hiện thủ tục đăng ký khai tử cho người nước ngoài.
Rất mong được hỗ trợ bạn!
Xem thêm: Thủ tục đăng ký khai sinh mới nhất
