Hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào?
Mặc dù luôn được cải cách tuy nhiên thủ tục hành chính của Việt Nam vẫn được đánh giá là khá phức tạp, người thực hiện khó có thể tiếp cận thông tin chính xác và được hướng dẫn tỉ mỉ. Trong thực tiễn, vướng mắc thường gặp khi thực hiện các thủ tục có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam đó là hợp pháp hóa lãnh sự.
Theo đó, do không tìm hiểu nên các bạn chỉ mang giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp về Việt Nam để sử dụng mà không biết rằng giấy tờ này phải hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, trừ trường hợp được miễn theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Hợp pháp hóa lãnh sự chính là một trong những thủ tục mà được nhiều bạn phản ánh là khá khó khăn để tự thực hiện.
Trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho các bạn. Tin rằng, chỉ cần đọc kỹ bài viết và thực hiện theo đúng hướng dẫn, bạn sẽ nhận được kết quả hợp pháp hóa lãnh sự như mong muốn.
Nhằm giúp các bạn dễ dàng nắm bắt nội dung hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, Anzlaw xin trích dẫn một đề nghị tư vấn của một khách hàng đã được Công ty hỗ trợ thành công.
1. Đề nghị hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
“Xin chào công ty!
Sếp của tôi là người Nhật Bản và đang làm hồ sơ xin giấy phép lao động tại Việt Nam. Tuy nhiên, cơ quan cấp giấy phép lao động của Việt Nam có thông báo bằng tốt nghiệp đại học của sếp tôi chưa được hợp pháp hóa lãnh sự nên không thể sử dụng được tại Việt Nam.
Tôi muốn nhờ ANZLAW giải đáp giúp hợp pháp hóa lãnh sự là gì và hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho tôi.
Trân trọng cảm ơn!”
2. Hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Trước hết, xin cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi đề nghị hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự về cho Công ty. Đây là lời động viên vô cùng ý nghĩa đối với đội ngũ luật sư và chuyên viên của Anzlaw.
Đối với câu hỏi của bạn, Anzlaw xin đưa ra hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự như sau:
Việc cơ quan có thẩm quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép lao động cho sếp của bạn với lý do bằng cấp của sếp bạn chưa được hợp pháp hóa lãnh sự là có căn cứ.
Bởi lẽ, giấy tờ của nước ngoài không đương nhiên có giá trị sử dụng tại Việt Nam mà cần phải được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận lãnh sự và cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn.
2.1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Điều 2, Nghị định 111/2011/NĐ-CP giải thích về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự có quy định như sau:
“Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
2. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”
Như vậy, hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện để chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Căn cứ vào quy định nêu trên, bằng tốt nghiệp đại học của sếp bạn muốn sử dụng tại Việt Nam thì cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Khi đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam sẽ căn cứ theo yêu cầu của sếp bạn và tiến hành các thủ tục cần thiết để hợp pháp hóa bằng tốt nghiệp đại học của sếp bạn.
Lưu ý, trước khi xin hợp pháp hóa lãnh sự bằng tốt nghiệp đại học tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, sếp bạn cần phải xin chứng nhận lãnh sự bằng tốt nghiệp đại học đó tại cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản trước.
2.2. Hướng dẫn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Để hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chúng ta sẽ tìm hiểu các nội dung sau:
– Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự;
– Thực hiện quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
+ Hồ sơ cần chuẩn bị;
+ Trình tự thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ.
a) Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự
Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 5, Nghị định 111/2011/NĐ-CP và được hướng dẫn bởi Thông tư 01/2012/TT-BNG. Cụ thể như sau:
“Điều 5. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam
1. Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
…
Điều 1. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước
1. Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
2. Trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương) tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả. Danh sách các cơ quan này được thông báo và cập nhật thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn.
Cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền không được ủy quyền lại cho cơ quan khác.
Cán bộ cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền chỉ được tiếp nhận, xử lý hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự sau khi đã được Bộ Ngoại giao tập huấn về nghiệp vụ.”
Trong thực tiễn, một trong những cơ quan sau là cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của nước ngoài để giấy tờ đó có thể sử dụng tại Việt Nam.
- Cơ quan Đại diện ngoại giao Việt Nam tại nước ngoài;
- Cơ quan Lãnh sự Việt Nam tại nước ngoài;
- Cục Lãnh sự- Bộ Ngoại giao Việt Nam;
- Sở ngoại vụ địa phương ở một số tỉnh thành.
b) Thực hiện quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 14, Điều 15, Nghị định 111/2011/NĐ-CP nêu trên. Chi tiết như sau:
“Điều 14. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.
2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
3. Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.
4. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.
5. Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định tại điểm d khoản 1 Điều này chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.
Điều 15. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.
Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.
2. Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.
3. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.
4. Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.”
Trong thực tiễn, quy trình của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự gồm có 02 bước như sau:
-
Bước 1: Hồ sơ cần chuẩn bị
– 01 Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;
– 01 Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu);
– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự;
– 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự;
– Bản dịch giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, trường hợp giấy tờ không phải tiếng Anh.
-
Bước 2: Trình tự thực hiện
Khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nói trên, người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có mặt tại cơ quan có thẩm quyền để nộp hồ sơ.
Tại đây, giống như hầu hết các thủ tục khác, bạn xuất trình giấy tờ tùy thân và nộp hồ sơ cho chuyên viên. Chuyên viên sẽ tiếp nhận hồ sơ từ bạn, kiểm tra từng giấy tờ. Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì viết phiếu hẹn trả kết quả. Ngược lại, chuyên viên có trách nhiệm thông báo cho người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự để họ hoàn thiện lại hồ sơ.
Thời hạn giải quyết việc hợp pháp hóa là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Tuy nhiên, nếu giấy tờ của bạn có vấn đề thì thời hạn có thể kéo dài.
Tới đây, bạn đã được hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
3. Kết luận hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Trên đây, dựa trên quy định của pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn thì chúng tôi đã hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho các bạn.
Đọc thì có vẻ đơn giản nhưng khi bắt tay vào thực hiện người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có thể gặp phải những khó khăn, vướng mắc nhất định. Trường hợp không tự tin có thể thực hiện được thủ tục này hoặc không có nhiều thời gian đi lại, bạn nên tìm tới đơn vị uy tín trong lĩnh vực này để được hỗ trợ.
Đây là cách làm phù hợp bởi lẽ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự có thể được thực hiện mà không cần có văn bản ủy quyền. Do đó, đơn vị dịch vụ có thể dễ dàng thực hiện thủ tục này thay cho bạn mà không phát sinh giấy tờ, thủ tục hành chính.
Tin rằng, với hơn chục năm trong lĩnh vực, chúng tôi đủ khả năng hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho bạn đạt kết quả tốt nhất.
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ Anzlaw để được giải đáp, hỗ trợ.
Trân trọng cảm ơn!
Xem thêm: Thủ tục kết hôn với người nước ngoài
