Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ là công việc bắt buộc để giấy tờ của Việt Nam có thể sử dụng tại nước ngoài và ngược lại.
Như các bạn đều biết, mỗi một quốc gia hay vùng lãnh thổ đều có chủ quyền, chế độ chính trị và hệ thống pháp luật riêng. Để bảo vệ chế độ chính trị, chủ quyền thì hầu hết các quốc gia phải kiểm soát tài liệu, giấy tờ từ nước ngoài mang vào sử dụng tại quốc gia họ. Ngoài mục đích đó ra thì việc kiểm soát này cũng giúp cho cơ quan có thẩm quyền loại bỏ những loại giấy tờ không hợp pháp. Và từ đó, thủ tục chứng nhận lãnh sự được ra đời.
Thủ tục này được pháp luật Việt Nam quy định khá rõ. Tuy nhiên, nếu lần đầu tìm hiểu và thực hiện thủ tục này thì hầu hết các bạn sẽ gặp vướng mắc, kể cả đó là chuyên gia pháp lý đi chăng nữa.
Với kinh nghiệm hàng chục năm hỗ trợ thủ tục hành chính có yếu tố nước ngoài, nên Anzlaw thấu hiểu hết những khó khăn mà khách hàng gặp phải khi thực hiện thủ tục này. Do đó, Anzlaw muốn viết bài viết này để hướng dẫn các bạn thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ đạt kết quả tốt nhất.
1. Đề nghị tư vấn thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ
“Chào Anzlaw!
Tôi có vấn đề mong Quý công ty tư vấn.
Tôi đang chuẩn bị giấy tờ để kết hôn với bạn trai người Trung Quốc tại Trung Quốc. Tôi đã chuẩn bị đủ giấy tờ nhưng khi sang Trung Quốc lại không thể đăng ký kết hôn được. Họ bảo là giấy tờ của tôi cần chứng nhận lãnh sự gì đó ở Việt Nam trước. Tôi đang không biết phải làm gì để có thể chứng nhận lãnh sự?
Tôi xin cảm ơn!”
2. Anzlaw giải đáp thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ
Anzlaw xin chào bạn!
Trước hết, xin cảm ơn bạn rất nhiều khi đã tin tưởng và lựa chọn Anzlaw để giải đáp vấn đề pháp lý mà bạn đang vướng mắc.
Sau khi nghiên cứu đề nghị của bạn, chuyên viên của Anzlaw đưa ra ý kiến tư vấn như sau:
Giấy tờ của một quốc gia muốn sử dụng tại một quốc gia khác thì phải được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, trừ trường hợp theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Đúng là, giấy tờ của Việt Nam không đương nhiên được sử dụng tại Trung Quốc. Ngược lại, giấy tờ của Trung Quốc cũng không mặc nhiên được chấp nhận tại Việt Nam. Những giấy tờ này muốn được sử dụng phải được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ này được sử dụng ở nước ngoài.
Và hiểu theo chiều ngược lại thì giấy tờ của nước ngoài cũng cần được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó chứng nhận lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam.
Vậy thủ tục này được thực hiện như thế nào?
Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ sẽ bao gồm: Chuẩn bị giấy tờ và thực hiện việc chứng nhận lãnh sự.
2.1. Quy định của pháp luật về thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ
Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ được quy định tại Điều 11, Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Chi tiết như sau:
“Điều 11. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
1. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
3. Việc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên cơ sở:
a) Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc
b) Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.
4. Việc chứng nhận lãnh sự theo quy định tại khoản 3 Điều này áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức sau đây lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận:
a) Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương;
b) Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
c) Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;
d) Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.
5. Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
6.Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.”
Tới đây, các bạn đã biết quy định của pháp luật về thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ.
2.2. Thực tiễn áp dụng thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ
Đọc các quy định của pháp luật thì các bạn tương đối khó hình dung. Kinh nghiệm thực tiễn, các bạn sẽ thực hiện theo 02 bước sau:
a) Giấy tờ cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ
Để thực hiện thủ tục này, người xin đề nghị chứng nhận lãnh sự cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
- Tờ khai điện tử đề nghị chứng nhận lãnh sự;
- Bản chính giấy tờ;
- Bản dịch giấy tờ;
- Bản sao giấy tờ;
- Giấy tờ tùy thân;
b) Trình tự thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ
Khi đã có đầy đủ giấy tờ nói trên, người đề nghị chứng nhận có mặt tại cơ quan có thẩm quyền để nộp hồ sơ.
Tại đó, công chức bộ phận một cửa sẽ nhận và kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ đúng, đủ thì sẽ cấp phiếu hẹn trả kết quả. Ngược lại, nếu hồ sơ có sai sót thì sẽ thông báo để công dân sửa chữa, bổ sung.
Thời hạn giải quyết chứng nhận lãnh sự là 01 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ.
Tới ngày trả kết quả, người nộp hồ sơ sẽ quay trở lại cơ quan đó để nhận kết quả. Trước khi nhận kết quả, người nộp hồ sơ cần phải nộp lệ phí chứng nhận lãnh sự.
Như vậy, các bạn đã nắm được toàn bộ quy trình của thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ.
3. Làm sao để chứng nhận giấy tờ đạt kết quả tốt nhất
Như vậy, dựa trên quy định của pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn thì chúng ta đã hướng cùng nhau tìm hiểu về một trong những thủ tục có yếu tố nước ngoài rất quan trọng. Đó là thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ.
Đọc thì đơn giản như vậy nhưng trong thực tế thực hiện thì bạn sẽ gặp khá nhiều vướng mắc. Và nếu chuẩn bị hồ sơ không khéo hoặc giấy tờ có vấn đề thì rất dễ rơi vào trường hợp phải xác minh. Thời gian xác minh thường kéo dài từ 10 cho tới 20 ngày, thậm chí cả tháng khiến không ít bạn cảm thấy chán nản.
Vậy làm thế nào để thực hiện thủ tục này đạt kết quả tốt nhất?
Nếu không am hiểu và không muốn phải đi lại nhiều lần thì các bạn hay tìm tới đơn vị uy tín để được trợ giúp. Cách làm này cũng rất hay khi bạn không phải đi lại nhiều lần và cũng loại bớt rủi ro.
Rất mong được đồng hành và hỗ trợ bạn thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ đạt kết quả tốt nhất.
Xem thêm: Thủ tục kết hôn với người nước ngoài
